Документы и архив

Что хранить в архиве ТОС

Архив нужен не для бюрократии, а для защиты решений, подготовки проектов, отчётов, публикаций и передачи дел следующему активу.

Раздел документов Собрания Проекты

База

Учредительные и основные документы

Устав или положение о ТОС.
Решение о создании и границах.
Сведения о председателе и органах ТОС.
Актуальные контакты и дата проверки.

Решения

Собрания и конференции

Объявления о проведении.
Повестки и проекты решений.
Протоколы и списки участников.
Итоги голосования и приложения.

Проекты

Проектные материалы

Фото до начала работ.
Описание проблемы и цели.
Сметы и коммерческие предложения.
Письма поддержки и вклад жителей.

Публичность

Фотоотчёты и публикации

Фото процесса и результата.
Ссылки на новости.
Благодарности партнёрам.
Истории результата для портала.

Связь

Обращения и ответы

Копии обращений.
Входящие ответы.
Даты отправки и получения.
Следующие шаги и ответственные.

Безопасность

Персональные данные

Не храните и не публикуйте лишние персональные данные без необходимости. Доступ к спискам, телефонам, паспортным данным и адресам должен быть ограничен.

Простая структура папок

Чтобы любой активист быстро нашёл нужный материал

Документы ТОС

Устав, границы, решения, председатель, контакты.

Собрания

Объявления, повестки, протоколы, списки, фото.

Проекты

Паспорта, сметы, фото до, заявки, отчёты.

Новости

Тексты, фото, ссылки, благодарности.

Обращения

Исходящие письма, ответы, статусы, сроки.

Партнёры

Контакты, помощь, договорённости, благодарности.

Совет: после любого события сразу сохраняйте 3 вещи: короткий текст, 3–10 фото и список участников/партнёров. Через месяц восстановить детали будет намного сложнее.