Архив нужен не для бюрократии, а для защиты решений, подготовки проектов, отчётов, публикаций и передачи дел следующему активу.
Не храните и не публикуйте лишние персональные данные без необходимости. Доступ к спискам, телефонам, паспортным данным и адресам должен быть ограничен.
Безопасность данныхЧем быстрее сохранить основу, тем проще потом делать отчёт, новость и следующую заявку
Анонс, дата, место, участники, фото, что сделали или решили, кого поблагодарить и какой следующий шаг.
Маршрут событияПаспорт, смета, фото до / процесс / после, фактический результат, расходы, партнёры и выводы.
Итоговый отчётКто помог, чем помог, в каком объёме, что закрыто, можно ли публиковать название, логотип и фото.
БлагодарностьТекст обращения, дата отправки, адресат, ответ, срок следующего действия и ответственный.
Маршрут председателяЧтобы любой активист быстро нашёл нужный материал
Устав, границы, решения, председатель, контакты.
Объявления, повестки, протоколы, списки, фото.
Паспорта, сметы, фото до, заявки, отчёты.
Тексты, фото, ссылки, благодарности.
Исходящие письма, ответы, статусы, сроки.
Контакты, помощь, договорённости, благодарности.
Не всё, что хранится в архиве, можно размещать на сайте или в соцсетях
Согласованные новости, открытые фото, итоги проектов, благодарности, общие описания и подтверждённые сведения карточки.
Шаблоны публикацийЛичные телефоны, адреса, списки участников, черновые переписки, внутренние договорённости и документы с персональными данными.
Стандарты материаловЕсли материал готов к публикации, отправьте его как новость, фотоотчёт, потребность, проект или обновление карточки.
Прислать материалПосле изменения председателя, контактов, группы, логотипа или описания обновите открытую карточку ТОС.
Проверить карточку